Вже майже тиждень Україна на карантині. Для багатьох бізнесів це стало ударом, оговтатися від якого зможуть, на жаль, не всі. В першу чергу, постраждали саме ті бізнеси, які були залежні від оффлайну: кінотеатри, ТРЦ, івенти, ресторани і тд. Про туроператорів навіть говорити не будемо. Всі, чий товар або користуваький досвід перебував у залежності від клієнтської активності «в реалі», зараз живе в режимі найсуворішої економії: урізання зарплат співробітників, відпустки за свій рахунок. І чим довше тривати коронавірусний карантин, тим менше запас міцності.
Тим же, хто заробляв за рахунок онлайну і digital goods, зараз простіше. Зауважте, я не кажу «добре» або «вигідно» – від карантину і майбутньої кризи і постраждали, і постраждають усі. І багатьом компаніям довелося в авральному режимі перебудовувати офісні будні на рейки віддаленої роботи, щоб зберегти хоча б частину ефективності.
Головні проблеми переходу на «дистанційку»
У LeoGaming є як більш схильні до дистанційки ІТ-фахівці, так і прив'язані до традиційної офісної культурі юристи і фінансисти. Ми проводили перехід у дистанційний режим й раніше, а частина наших офісів знаходиться в інших містах України. Тому час і досвід дозволили мені виділити три головні проблеми швидкого (і не дуже) переходу на такий режим:
- Втрата контролю менеджменту над операційною роботою;
- Відсутність розуміння всієї картини: одночасно було відчуття, що ніхто нічого не робить, але часу на роботу витрачається багато.
- Втрата зв'язку з співробітниками.
Ці головні проблеми, в свою чергу, створюють у своїх комбінаціях інші більш локальні трабли, які провокують свої і т.д. Вирішуючи хоча б одну з них, ви полегшуєте навантаження, вирішуючи всі - створюєте адекватно працюючу атмосферу офісу без нього.
Оцифруйте усі процеси і задачі
Задачі. Якщо ви не зробили цього раніше – зараз не найвдаліший час, адже тепер це потрібно «на вчора». Планувальників завдань дуже багато: Asana, Jira, Redmine, Trello і ін. Співробітники повинні фіксувати в них всі свої задачі, навіть ті, які здаються дрібними і нічого не значущими. Правило «немає задачі – робота не робилася» може і радикальне, але незамінне для побудови основних процесів у дистанційному режимі. Я віддаю перевагу Redmine через його простоту, а наші розробники – через великі можливості кастомізації.
Оперативне вирішення питань. На питання, що краще, Slack або Telegram, я вам не відповім – кожен бізнес індивідуальний. Ми використовуємо Telegram через універсальність месенджера і того, що майже всі колеги в ньому вже були на момент впровадження.
Конференц-дзвінки. Закликаю всіх забути про Skype і використовувати Zoom. Зручніше, сучасніше, легше і з більш якісним аудіозв'язком на конференц-коллах. Ключові таски за часом краще планувати в Google Calendar. До слова, Google навіть підготував гайд для бізнесу, як краще бути в онлайні.
Все це вирішить проблему контролю над операційною робото.: основні завдання не будуть йти в нікуди і не будуть забуватися.
Дотримуйтесь робочого графіку навіть при роботі з дому
Як показує практика, дистанційний графік роботи найчастіше означає, що співробітники не витрачають час на дорогу і стандартні перерви. Через те, що доступного часу більше, продуктивність найчастіше падає. Організуйте роботу за стандартним графіком: з 9:00 до 18:00, з 10:00 до 19:00, в залежності від графіку вашої компанії. Основні «робочі ритуали» повинні залишитися в силі – при дотриманні порядку дій найчастіше зберігається їх ефективність. Завдяки цьому не буде відчуття купи витраченого часу – адже всі співробітники будуть точно знати, скільки їм працювати.
Не скасовуйте наради, а переведіть їх в офлайн
Планерки принципово важливі для розуміння загального вектору роботи компанії та функцій кожного із задіяних осіб. Повторюся про Zoom. Follow-up щодо нарад і контроль виконання краще також вести в чатах (Slack, Telegram) – так у всіх буде доступ до оперативного реагування на завдання.
Тримайте команду разом
Якщо карантин триватиме довше, вашу команду неминуче чекає розфокус у питанні загальних цінностей. Люди довго сидять вдома, вирішують особисті проблеми, менше контактують з колегами, від чого страждає той самий «командний дух». Планерки можуть допомогти, але важливо дати зрозуміти колегам і підлеглим, що вас разом тримає дещо більше, ніж виплата зарплати. Що вони свого часу обрали саме вашу компанію, а не якусь іншу, тому що цінності вашого бренду збігаються з їх особистими. Дрібні бонуси, неформальні дзвінки, допомога у вирішенні особистих питань, медстраховка (якщо її не було раніше) – все це покаже, що ваша компанія може не тільки пережити будь-яку кризу, але й вийти з неї сильнішою, ніж була.
How to maintain the efficiency of your business in the conditions of forced remote work?
For almost a week, Ukraine has been under quarantine. It was a blow for many businesses which, unfortunately, not every business can recover from. First of all, precisely those businesses which were dependent on offline suffered: cinemas, shopping centers, events, restaurants, etc. We will not even talk about tour operators. Every industry producing product or user experience that is dependent on customer activity “in real life” is now living in the strict cost-cutting mode: slashing of employees salaries, leave of absence. And the longer coronavirus quarantine lasts, the lower safety margin.
Today it is easier for those who earn money from online and digital goods. Mark you, I do not say “good” or “profitable” - everyone has suffered and will suffer because of the quarantine and the coming crisis. And many companies had to change their office workdays for the rails of remote work in emergency mode in order to maintain at least the part of the efficiency.
I am lucky to work in a finTech industry, remote working has long been rather an everyday life for us. Nevertheless, we managed to organize the remote working for the entire central office and back-offices without significant losses in quality of work and operational efficiency, and therefore I would like to share a few tips - without water, only practice and in essence.
Main challenges in organizing remote work.
LeoGaming team has both IT specialists who are more accustomed to work remotely and lawyers and financiers who are attached to the traditional office culture. We have already experienced remote working before, and some of our offices are located in other cities of Ukraine. Therefore, time and experience have helped me to identify three main problems of a quick (and not so) change-over to remote mode of work:
- Loss of control by management over back office.
- Lack of understanding the entire picture: there was a feeling that no one was doing something, but nevertheless a lot of time was spent on work.
- Loss of connection with employees.
These major challenges, in turn, create in their combinations other more local troubles that provoke their own, etc. You alleviate some of the pressure by solving at least one problem, and create an adequately working office atmosphere – by fixing all of them.
Digitalize all processes and tasks.
Tasks. If you have not done this before – it is not the best time now, because today you need it “for yesterday”. There are a lot of task planners: Asana, Jira, Redmine, Trello, etc. Employees should enter up all their tasks there, even the ones which seem small and meaningless. The rule “no task – no work was done” can be radical, but is indispensable for organizing the basic processes of remote work. I prefer Redmine because of its simplicity, and our creators – for the great possibilities of customization.
Prompt resolution of issues. I will not answer the question, which of these is better, Slack or Telegram - each business is individual. We use Telegram because of the versatility of the messenger and the fact that almost all the colleagues were already using it at the time of implementation.
Calls. I call on everyone to forget Skype and use Zoom. More convenient, modern, easier-to-use and with better audio communication at conference calls. It is better to plan specified time key tasks in Google Calendar. By the way, Google even prepared a guide for this.
All this will fix the problem of control over the back office: the main tasks will not disappear and will not be forgotten.
Follow your work schedule even when working from home
Experience has proved that a remote work schedule often means that employees do not spend time on the road and standard breaks. Due to the fact that there is more available time, productivity often declines. Organize your work according to the common schedule: from 9:00 to 18:00, from 10:00 to 19:00, depending on the schedule of your company. The main “working rituals" must remain in force - if the order of actions is followed, the effectiveness is most often preserved. Due to this, there will be no feeling that a heap of time has been spent – because all employees will know exactly how much they need to work.
Do not cancel a meeting, but hold it offline
Briefings are fundamentally important for understanding the general vector of the company’s work and the functions of each team member involved. I will repeat myself about Zoom. Follow-up of meetings and monitoring of work is also better to do in chat rooms – in such a way everyone will be able to response to tasks quickly.
Keep the team together
If the quarantine lasts longer, your team will inevitably face a contradictions in collective values. “Team spirit” suffers when people stay at home for a long time, fix their personal problems, have less contact with colleagues. Briefings can help, but it is important to make it clear to colleagues and subordinates that something more than just salaries holds a team together. Once they have chosen your company, the values of your brand coincide with their personal ones. Small perks, informal calls, assistance in dealing with the personal challenges, medical insurance (if they do not have it before) - all this will show that your company can not only pass through any crisis, but also get out of it stronger than before.
