«Мій Нотаріус» виник не з технологічної моди.
Він виник із простого спостереження: людина, якій уперше у житті потрібен нотаріус, не знає, куди йти. І це наша професійна відповідальність – зробити так, щоб знала. Точкою стало накопичене розуміння. Не одне рішення Правління і не одна зустріч, а тривале відчуття, що між нотаріатом і людиною зʼявляється відстань, якої не повинно бути. Людина у важливі моменти свого життя – купівля житла, спадщина, шлюбний договір, довіреність для рідних, які за кордоном, – має знати, до кого звернутися. На жаль, у багатьох випадках вона цього не знає. Звичка сучасної людини проста: відкрила телефон і пішла шукати. І ось тут між нею і нотаріусом починалися бар'єри.
Інформація про нотаріусів формально була завжди. Є офіційні реєстри, є сайти Міністерства юстиції, є дані Нотаріальної палати України. Але реальна людина в реальний момент рідко йде в реєстр. Вона шукає там, де звикла приймати побутові рішення – у пошукових системах, у соціальних мережах, у месенджерах. І якщо професія там не присутня системно, то контакт із суспільством слабшає. А без контакту немає довіри.
Друге, що нас рухало вперед, – внутрішня впевненість, що нотаріат повинен сам пропонувати рішення для своєї модернізації. У 2024–2025 роках у публічному просторі активно обговорювався проєкт Міністерства цифрової трансформації, який передбачав фактичну заміну нотаріуса цифровими сервісами через окремі державні платформи. Я цю ідею ніколи не підтримувала, моя позиція була публічною, і вона добре відома у Мінʼюсті. Але одна справа казати «ні», інша справа – запропонувати конструктивну альтернативу. «Мій Нотаріус» і є такою альтернативою. Це не «нотаріат у Дії». Це власний інструмент професії, побудований за формулою «від нотаріусів нотаріусам і для людини».
Перша ідея була дуже простою. Карта Києва, на ній позначені нотаріуси, у кожного – контакти, адреса, графік. Маршрут від точки користувача. Ми розуміли, що цього недостатньо, але хотіли почати з очевидного. Бо очевидне і є тим, чого реально бракує людині. Уже потім, у процесі обговорень з колегами, зʼявилася ідея бази консультацій. Коли ми проаналізували, які питання найчастіше ставлять громадяни нотаріусам, виявилося, що 80 відсотків з них типові. Спадщина без заповіту. Довіреність із-за кордону. Шлюбний договір. Поділ майна. Оподаткування при продажу нерухомості. Дитина і виїзд. Замість того, щоб щоразу починати з нуля, ми вирішили зробити так, щоб людина прийшла до нотаріуса вже підготовленою. Це повністю змінило характер консультації. Нотаріус перестає витрачати півгодини на пояснення базових речей і концентрується на конкретній ситуації людини.
Ще одна важлива річ сталася вже у процесі розробки. Ми починали з ідеї застосунку для Києва – тому що Відділення в місті Києві є власником продукту, і логіка була цілком зрозумілою: спочатку зробити якісно у себе, а далі – подивитись. Але вже на ранніх етапах стало очевидно, що зупинятись на столиці неправильно. Українець, який живе у Львові чи у Полтаві, заслуговує на той самий рівень доступу до нотаріальних дій, що й мешканець Києва. Українець, який працює за кордоном, заслуговує на можливість знайти нотаріуса в рідному місті, не звертаючись до телефонних довідників і Facebook-груп. Тому ми ухвалили рішення масштабувати продукт одразу. Сьогодні застосунок Мій Нотаріус працює на всій території України. У ньому можна знайти будь-якого нотаріуса в країні – і так само ним зручно користуватися з-за кордону. Це принципова зміна задуму, і ми пишаємося, що вона сталася.
Коли ти починаєш будувати інструмент для громадянина, ти неминуче упираєшся в питання – а звідки в застосунку візьмуться актуальні дані про нотаріусів? Хто оновлює графік, коли він змінюється? Хто змінює адресу контори після переїзду? Хто ставить позначку про відпустку чи заміщення? Якщо це робить редакція застосунку – це не масштабується і дорого. Якщо це робить сам нотаріус через зручний особистий кабінет – це працює і працює якісно.
Так Кабінет із технічного рішення перетворився на повноцінний продукт. Сьогодні через нього нотаріус оновлює свої дані, користується сторінкою «Мій нотаріальний архів» з переліком переданих справ колег, реєструється на профільні події Відділення через QR-код, перевіряє свою заборгованість або переплату по членських внесках, голосує в системі самоврядування. Це інструмент, який повертає нотаріусу час.
На запит «нотаріус Київ» людина отримує сотні результатів. Виглядає так, наче вибір величезний. На практиці – проблема одна. Пошукова система не показує, що актуально, а що ні. Вона показує те, що добре проіндексувалося і, на жаль, часто те, що оплачено як рекламне місце.
Інтернет – середовище, яке памʼятає все і нічого не забуває. Але ця памʼять не самооновлюється. Сторінка нотаріуса, який змінив адресу пʼять років тому, далі живе у видачі. Старий телефон, за яким уже ніхто не відповість, далі лежить на сайті-агрегаторі. Контора, яка переїхала, далі позначена на чужих картах за старими координатами. І перші, хто страждає від цього, – це не нотаріуси. Це люди. Жінка з дитиною їде по адресі, якої вже два роки не існує. Чоловік дзвонить за телефоном, який давно вимкнено. Літня людина приходить у вихідний, бо графік на сайті не оновлювали з 2020 року. Кожна така ситуація – маленька травма недовіри. Не до конкретного нотаріуса, а до професії в цілому.
Додайте до цього рекламні повідомлення, які пошукові системи піднімають угору видачі. Людина, яка вперше шукає нотаріуса, не завжди розуміє, що першими йдуть не найближчі чи найкращі, а ті, хто заплатив за просування. Поруч з ними – автоматично згенеровані каталоги, які копіюють одне в одного застарілі дані. Серед усього цього шуму людині треба самостійно зрозуміти, де правда. Це несправедливо. Особливо тоді, коли вона звертається до нотаріуса в один із найнапруженіших моментів свого життя.
«Мій Нотаріус» вирішує цю проблему за принципом єдиного офіційного джерела. Дані про нотаріусів у застосунку оновлюються самими нотаріусами через Кабінет, синхронізуються з офіційними реєстрами і не залежать від того, скільки SEO-фахівців працювали над сайтом-агрегатором. Якщо адреса змінилася – вона змінилася в застосунку. Якщо змінився графік – він змінився в застосунку. Це і є те, що ми називаємо розумною цифровою трансформацією: коли технологія повертає людині передбачуваність.
Ядро команди проєкту – робоча група з членів Правління Відділення, яка працює безоплатно. Це була принципова річ. Жоден з нас на старті не отримував гонорарів, бо ми не були впевнені, що проєкт взагалі запуститься. Ризик був великий. Бюджет формувався з членських внесків нотаріусів Києва, кожна гривня перебувала під увагою спільноти, кожне рішення мало пояснюватися. У такій ситуації найгірше, що могло статися, – тяганина із зовнішніми підрядниками без чіткої відповідальності.
Тому ми обрали зовнішнього розробника – компанію Brights – і паралельно сформували внутрішню команду супроводу: проєктний менеджер, продакт, бізнес-аналітик, технічний консультант. Часто це були ролі, які поєднувала одна людина. Усе важливе ми робили самі: формулювали вимоги, прописували сценарії, тестували, комунікували з нотаріусами та користувачами. Brights реалізовував технічну частину, ми відповідали за продуктовий зміст і за відповідність очікуванням спільноти.
Окрема історія – інтеграції. Дані для карти і для архіву – це не комерційний контент, який можна купити. Це публічна інформація, яку треба структуровано отримати від Міністерства юстиції, від міжрегіональних управлінь, від Державного нотаріального архіву міста Києва. Ми зверталися офіційними листами, обґрунтовували суспільну користь, пояснювали, навіщо потрібна структурована електронна форма. Десь нас зустрічали з відкритістю одразу, десь доводилося пояснювати по кілька разів. Але саме так – через десятки запитів, зустрічей і робочих груп – формувалася якість даних усередині застосунку «Мій Нотаріус».
Я не бачу сенсу прикрашати. Складно було і складно досі. Будь-який мобільний застосунок – це система, яка живе. Особливо коли йдеться про два магазини, Apple App Store і Google Play, про десятки моделей телефонів, про різні версії операційних систем, про оболонки виробників, у яких власна логіка обробки посилань. У нас були і досі є технічні питання, з якими ми відкрито працюємо. Принцип у нас один – не ховати проблеми, а вирішувати їх. Якщо нотаріус пише в підтримку, він має отримати чесну відповідь, а не відписку.
Але технічна складність не найголовніше. Найскладнішим був і залишається інший вимір – культурний. Переконати тисячу чотириста нотаріусів, що мобільний застосунок – це не іграшка і не модний жест, а робочий інструмент, неможливо за один захід. Це довга, послідовна робота: семінари, презентації, особисті розмови, відеоінструкції, відкритий діалог на конференціях. І саме ця робота, на мою думку, важливіша за будь-який рядок коду.
«Нотаріус, який завжди поруч» – це не маркетингове гасло. Це професійне зобовʼязання, з яким перевіряється кожна функція застосунку. Якщо нотаріус не стає ближчим до людини – функція не потрібна. Як наголошує мій колега Олександр Сперчун: «Ми не просто створили застосунок для пошуку нотаріусів. “Мій Нотаріус” — це сучасна екосистема взаємодії між суспільством і нотаріусом, заснована на довірі, прозорості та достовірності інформації.
Принципово важливе уточнення: ця функція доступна не лише нотаріусам. Нею можуть вільно користуватися громадяни і бізнес. Простий приклад: людина хоче направити нотаріусу електронне звернення – запит про можливість оформлення певної дії, попередній перелік документів, уточнення деталей. До появи цього сервісу у нашому застосунку процес виглядав так: написати листа, дійти до пункту, де можна накласти КЕП, повернутися, відправити. Сьогодні весь шлях людина проходить безпосередньо на сайті miinotarius.app: формує електронне звернення, підписує його КЕП, надсилає. Те саме – для бізнесу: компанія може електронно звернутися до нотаріуса з підписаним КЕП документом, не залучаючи сторонніх сервісів. Це наш внесок у цивілізовану електронну взаємодію між людиною, бізнесом і нотаріатом. І ще один прояв безбарʼєрності: нотаріат стає доступним там і так, як зручно людині.
Спільнота отримує те, що в нашій професії довгі роки залишалося поза кадром, – власну цифрову інфраструктуру. У Кабінеті нотаріуса нотаріус оновлює свої контактні дані, графік роботи, інформацію про заміщення, ставить маркер входу в офіс, що допомагає клієнту знайти його з першого разу. Має доступ до сторінки «Мій нотаріальний архів» з переліком колег і крайніми датами переданих справ – цей сервіс ми створили разом з Державним нотаріальним архівом міста Києва, і він уже сьогодні економить години щоденної роботи і нотаріусам, і працівникам архіву.
Через Кабінет нотаріус реєструється на профільні події через QR-код, отримує сертифікати про підвищення кваліфікації, бачить власну заборгованість або переплату по членських внесках, бере участь у голосуваннях органів самоврядування. Це нова якість самоврядування, де рутинні процеси перестають зʼїдати робочий час.
Нотаріус – це професія, у якій за кожним документом стоїть конкретне життя. Купівля квартири – це переїзд родини. Спадщина – це втрата близької людини. Шлюбний договір – це двоє людей, які вирішили будувати спільне життя на чесних умовах. Довіреність із-за кордону – це часто ситуація, коли мама в Польщі чи Німеччині не може приїхати до сина в Україні. Усі ці документи пишуться сухою юридичною мовою, але за ними завжди емоція.
Цей людський вимір – головна цінність професії, і саме його «Мій Нотаріус» зобовʼязаний посилювати, а не послаблювати. Цифровий інструмент не повинен робити нотаріат більш холодним. Навпаки – він має звільнити нотаріусу час від рутини, щоб він міг більше уваги приділити людині, яка перед ним сидить. Сучасний нотаріат – це поєднання двох речей: відкритості до нової форми спілкування і глибокої поваги до традиційних професійних стандартів. Ми називаємо це розумною цифровою трансформацією, на відміну від цифровізації заради цифровізації.
Кожне нове оновлення застосунку «Мій Нотаріус» – крок у напрямі безбарʼєрного доступу до нотаріату. Карта з маршрутом – це доступність для людини, яка вперше стикається з нотаріальною дією. Дізнатись хто заміщує нотаріуса. Перевірка електронного підпису – доступність для тих, хто живе далеко від столиці. Безкоштовні консультації простою мовою – доступність для людини без юридичної освіти. Усе це маленькі мости довіри, які складаються в один великий міст між громадянином і нотаріусом.
Цифровий інструмент не повинен робити нотаріат холодним. Навпаки – він має звільнити нотаріусу час від рутини, щоб він міг більше уваги приділити людині, яка перед ним сидить.
Розбудовуємо безбарʼєрний нотаріат – відкритий, сучасний і доступний кожному, хто його потребує. Це і є наш спосіб говорити з суспільством без посередників.
Наталія Козаєва
