W ostatnich latach coraz więcej ukraińskich przedsiębiorców otwiera biznes w Polsce, stając w obliczu szeregu nowych wyzwań i specyfiki prowadzenia działalności w innym kraju. Polska, jak wiele krajów UE, ma swoją unikalną kulturę biznesową, system opodatkowania i sposób prowadzenia operacji finansowych.
Na ten temat UA.NEWS rozmawiał z Ksenią Skowbel, ekspertką w dziedzinie finansów i doradztwa biznesowego z międzynarodowym doświadczeniem. Ksenia od wielu lat pomaga ukraińskim firmom rozpocząć i rozwijać swój biznes w Polsce, a także doradza w kwestiach opodatkowania i księgowości.
Jakie kluczowe kwestie warto wziąć pod uwagę przy zakładaniu biznesu w Polsce? Czym polska kultura biznesowa różni się od ukraińskiej? Jak uniknąć podstawowych błędów w procesie adaptacji? Odpowiedzi na te pytania i wiele innych znajdą Państwo w naszym artykule.
Pomysł na pomoc przy zakładaniu i prowadzeniu biznesu w Europie
Pewnie doszłam do tego po tym, jak sama przeszłam tę drogę. Miałam biznes w Ukrainie — własną firmę zajmującą się outsourcingiem rachunkowości. W pewnym momencie postanowiłam skalować i wejść na nowe rynki: najpierw na rynek amerykański, a potem do Europy. Kiedy przeszłam tę drogę, zrozumiałam, że nie jest to wcale proste. To dość skomplikowany proces, nie dla każdego. Nawet mnie, biorąc pod uwagę to, że znałam przepisy prawne i normy tych krajów, było trudno. A dla tych, którzy nigdy się z tym nie spotkali, jest to naprawdę kolosalny wysiłek. Dlatego po rozpoczęciu wojny, kiedy wielu Ukraińców przeniosło się do Polski, postanowiłam pomóc rodakom w relokacji biznesów: otwieraniu nowych firm czy oddziałów, doradztwie i wspieraniu ich w tym procesie, czyniąc go mniej trudnym i bardziej zrozumiałym.
Zapytania, z którymi najczęściej zgłaszają się Ukraińcy
Pojawiają się te same pytania: jak otworzyć firmę, jaki jest proces i kolejność działań, jak zoptymalizować podatki (to ostatnie to ulubione pytanie Ukraińców). Kolejne to: jak znaleźć pracowników, jak się zalegalizować, jak zarejestrować e-commerce, jak przebiega import i eksport, jak poprawnie zorganizować relokację biznesu z Ukrainy do Polski. Często pytają również, jakie są kontrole, jak one przebiegają i co trzeba zrobić, aby przejść je z minimalnymi stratami. Ważnym tematem jest podwójne opodatkowanie oraz zasady CFC między Ukrainą a Polską, a także sposoby jego unikania. No i oczywiście zawsze pojawia się pytanie: jak poprawnie określić rezydencję podatkową.
Główne regionalne różnice w prowadzeniu biznesu między USA a Polską
Po pierwsze, systemy różnią się zasadniczo. W różnych krajach obowiązują różne krajowe standardy: w Polsce – krajowe standardy rachunkowości, uzupełnione o międzynarodowe standardy przyjęte w Unii Europejskiej, a w USA – standardy GAAP. To kluczowa różnica. Przedsiębiorcy muszą zrozumieć, że wydatki, które można uwzględnić według jednych standardów, nie zawsze są dopuszczalne według innych. Po drugie, w Stanach Zjednoczonych w każdym stanie obowiązuje własny system podatkowy oraz własne zasady. To również ma duże znaczenie i stanowi poważne wyzwanie dla tych, którzy nie znają lokalnych specyfiki. Ostatecznie to właśnie te różnice (standardy rachunkowości i system podatkowy) są kluczowe i najważniejsze do zrozumienia.
Strefy wolnego handlu
Strefy wolnego handlu to oczywiście jedna z różnic. W takich strefach można być zwolnionym z niektórych podatków lub akcyz. Na przykład, jeśli firma zajmuje się produkcją, przewidziane jest obniżenie obciążenia podatkowego. Jednak to już trochę inna kwestia niż krajowe czy międzynarodowe standardy rachunkowości. Istnieją bowiem trzy różne podejścia: krajowe standardy, międzynarodowe standardy oraz standardy GAAP.
W Polsce, na przykład, małe przedsiębiorstwa są zobowiązane do stosowania wyłącznie krajowych standardów. Ale kiedy firma rośnie, zwiększa obroty i dochody, musi przejść na międzynarodowe standardy i nie może już korzystać tylko z krajowych. Różnice pojawiają się głównie w rachunkowości – w tym, jak przyjmowane są aktywa, w jaki sposób dokonywana jest ich kapitalizacja i inne szczegóły. W Ameryce z kolei stosowane są własne, trzecie w kolejności, standardy – GAAP. Ta informacja jest szczególnie interesująca dla księgowych, którzy pracują z dokumentami i przeprowadzają wszystkie operacje. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest zrozumienie, że takie różnice istnieją i należy na nie zwracać uwagę. Prosty przykład: na Ukrainie można kupić samochód i w 100% zaliczyć jego koszt do wydatków. W Polsce natomiast tylko część tej kwoty. W USA może zaś zdarzyć się sytuacja, w której podatki płacone są jednocześnie jako osoba fizyczna i za firmę.
Podobne niuanse przedsiębiorca nie musi znać osobiście, to odpowiedzialność księgowego. Niemniej jednak ważne jest, aby biznesmen rozumiał, że takie różnice istnieją. Ponieważ jeśli przy wejściu na nowy rynek stworzy biznesplan, nie uwzględniając tych specyfik, może liczyć na zupełnie inne wyniki. Na przykład, planując zakup dziesięciu samochodów i pełne zaliczenie ich na wydatki, w rzeczywistości może nie mieć takiej możliwości. W rezultacie biznesplan może zostać zniekształcony, a wyniki będą dalekie od oczekiwanych.
Od czego najlepiej zacząć biznes w Unii Europejskiej i Polsce
Najważniejsze przy wejściu na nowy rynek to zrozumienie systemu podatkowego i statusu prawnego. Kiedy przedsiębiorca planuje prowadzić działalność w innym kraju i nie uwzględnia specyfiki jego systemu podatkowego lub źle wybiera formę prawną, zyski mogą dosłownie „zjeść” podatki. W każdym kraju Unii Europejskiej obowiązują różne stawki podatku dochodowego oraz podatku od wartości dodanej (VAT). Dlatego pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z podatkami i statusami prawnymi. Drugim ważnym krokiem jest określenie, w jakim kraju podatkowym rezydentem jest właściciel. To on, jako osoba fizyczna, otrzymując dywidendy, będzie zobowiązany płacić podatki w kraju swojego rezydencji. To kluczowy element, który ma bezpośredni wpływ na całkowite obciążenie podatkowe.
Następnie należy przejść proces rejestracji, w tym uzyskanie wymaganych dokumentów. Na przykład numeru PESEL w Polsce. Potem pojawia się kwestia wyboru firmy lub konsultanta, którzy będą wspierać biznes. Może to być firma doradcza lub księgowa, albo indywidualny specjalista, który zna się nie tylko na podatkach, ale także na innych kwestiach. Przedsiębiorca będzie musiał zmierzyć się z zatrudnianiem pracowników, współpracą z brokerami, procedurami celnymi i odprawą towarów. Z tego powodu zawsze polecam szukać solidnych partnerów w kraju prowadzenia działalności, którzy będą w stanie kompetentnie wspierać na każdym etapie. To znacznie przyspieszy proces wejścia na rynek i otwarcia biznesu.
Dlaczego udany biznes w krajach WNP nie zawsze działa w UE
Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że to inny kraj z inną mentalnością i innymi zasadami. Kiedy wchodzimy na nowy rynek, musimy dostosować się do jego warunków, a nie próbować stosować nasze doświadczenia z innego regionu. Niezwykle istotne jest posiadanie planu. Wielu przedsiębiorców rozpoczyna działalność bez jasno określonej strategii. Często rejestrują firmę, ale potem nie wiedzą, jak opłacać obowiązkowe składki, jak pracować z VAT i podatkami. Firma jakby istnieje, ale podatki zaczynają „zjadać” zyski, przedsiębiorcy popadają w długi i nie są w stanie utrzymać płynności finansowej. To może prowadzić do bankructwa.
Zdarza się też błąd, gdy przedsiębiorcy próbują zastosować model prowadzenia biznesu, który działał w Ukrainie. Ale w Europie to nie zadziała. Tutaj nie da się dogadać z organami podatkowymi. Wszystko działa ściśle według procedur. Nie ma miejsca na emocje i osobiste układy. W Europie trudno jest przestrzegać litery prawa, a nie próbować „załatwić sprawę” przez znajomości. Kolejny błąd to brak ubezpieczenia i ochrony prawnej. Wiele osób nie ubezpiecza firmy, nie sprawdza umów i nie zwraca się do prawników. Szczególnie ważne jest, aby na pierwszych etapach procesy biznesowe były sprawdzone przez wykwalifikowanych specjalistów. Błędne tłumaczenie umowy lub niezrozumienie terminologii prawnej może prowadzić do grzywien lub procesów sądowych.
Wielu przedsiębiorców nie zwraca również uwagi na licencje i pozwolenia, które mogą być niezbędne do prowadzenia określonej działalności w Europie. Na przykład w Polsce do niektórych rodzajów produkcji wymagana jest licencja. Jeśli nie zadbaliśmy o licencjonowanie, może to prowadzić do grzywien i sankcji. Na koniec, jednym z najczęstszych błędów jest mylenie finansów osobistych i biznesowych. Może to prowadzić do problemów finansowych i konsekwencji prawnych, ale to już nie zależy od kraju, a raczej od samego właściciela firmy.
TOP poszukiwanych sektorów biznesowych w Polsce i UE dla ukraińskich przedsiębiorców
Sektor IT bez wątpienia pozostaje wciąż bardzo poszukiwany. Wszyscy widzimy, jak dynamicznie rozwijają się sztuczna inteligencja oraz usługi IT. Ten trend dotyczy nie tylko Europy, ale również Ameryki i Ukrainy. Wszędzie te obszary cieszą się dużym popytem. Również poszukiwane są sektory e-commerce i dropshippingu. Logistyka wciąż się rozwija, usługi pozostają aktualne, a także edukacja i branża beauty. Jednak produkcja jest trochę bardziej skomplikowanym procesem. Jeśli model biznesowy produkcji jest już udany w Ukrainie lub w innym regionie, może być dostosowany do krajów europejskich, ale mogą pojawić się trudności.
Na Ukrainie siła robocza jest tańsza, co oczywiście stanowi plus dla produkcji. Niemniej jednak, w Polsce także koszty pracy są stosunkowo niskie, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że do Polski przyjechało wielu Ukraińców. To sprawia, że Polska jest atrakcyjna dla biznesu pod względem kosztów zatrudnienia.
Warto również zauważyć, że Polska ma znaczną przewagę logistyczną w porównaniu do innych krajów europejskich. Położenie Polski w Europie czyni ją bardzo korzystną do importu-eksportu oraz sprzedaży towarów i surowców. Wielu przedsiębiorców otwiera firmy w Estonii, Słowacji czy Czechach, zakładając, że odprawy celne będą tam tańsze. Jednak nie uwzględniają, że logistyka może okazać się droższa. Transport towaru z Ukrainy do Czech może być droższy niż do Polski, a dalszy transport po Europie także będzie kosztować więcej. W tym kontekście Polska oferuje korzystniejsze warunki do prowadzenia działalności pod względem logistyki.
Kiedy przedsiębiorcy wchodzą na nowy rynek, muszą starannie zaplanować strategię swojego biznesu, uwzględniając wszystkie aspekty logistyczne, podatkowe i operacyjne.
Zdalne zarządzanie biznesem w Polsce: czy to możliwe?
Technicznie możliwe jest zarządzanie biznesem w Polsce online, bez fizycznej obecności. Obecnie powszechnie stosowane są usługi online: księgowość w chmurze, podpisy elektroniczne, pełnomocnictwa dla księgowych, partnerów i prawników. Wszystko to jest dostępne i wygodne. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że jeśli zarządzanie firmą odbywa się regularnie z zagranicy, a centrum zarządzania znajduje się poza granicami UE, firma może stracić status rezydenta podatkowego Polski. Jest to kluczowe, ponieważ może wpłynąć na opodatkowanie i inne aspekty prowadzenia działalności gospodarczej.
Dlatego często rekomendujemy naszym klientom powołanie dyrektora lub przedstawiciela firmy na terenie Polski. Taki dyrektor będzie odpowiedzialny za wewnętrzne zarządzanie, podczas gdy założyciele będą mogli nadal kontrolować biznes zdalnie. Księgowość oraz wsparcie prawne mogą być organizowane online, ale wewnętrzne zarządzanie firmą w dużej mierze zależy od dyrektora, którego wybierzesz. Założyciele powinni być świadomi znaczenia tego kroku.
Problemy z otwieraniem konta dla firm z założycielami z Cypru i krajów arabskich
Jest to związane z tym, że większość krajów, takich jak Cypr oraz niektóre kraje arabskie, uznawane są za strefy offshore. A strefy offshore często kojarzone są z podwyższonymi ryzykami, takimi jak pranie pieniędzy czy finansowanie terroryzmu. Właśnie dlatego banki w Polsce odmawiają otwierania kont dla firm z założycielami z tych krajów. Głównym powodem jest zaostrzenie walki z praniem pieniędzy (AML) oraz zapobieganie finansowaniu terroryzmu. W 2025 roku w Polsce wszedł w życie nowy przepis, który surowo monitoruje takie operacje. Kraje uznawane za offshore lub objęte międzynarodowymi sankcjami (takie jak rosja i Białoruś) są szczególnie poddawane wnikliwej kontroli. Dotyczy to zwłaszcza obywateli krajów, z którymi toczą się wojny lub które wspierają organizacje terrorystyczne.
W związku z tym, na tle tych nowych przepisów oraz norm międzynarodowych, banki starają się minimalizować ryzyko, unikając współpracy z krajami offshore i ich obywatelami.
Czy Ukraińcy z PUP lub ochroną czasową w Polsce mogą otworzyć biznes?
W przypadku Spółka (odpowiednik polskiego TOW), każdy obcokrajowiec, niezależnie od tego, czy jest Ukraińcem, czy obywatelem innego kraju, może otworzyć taki biznes. Jest to forma działalności gospodarczej, którą może założyć każda osoba i prowadzić ją w Polsce bez problemów. Jeśli chodzi o JDG (indywidualnego przedsiębiorcę lub jednoosobową działalność gospodarczą), to taką formę działalności mogą otworzyć w Polsce tylko Ukraińcy, którzy mają status stałego miejsca pobytu. Osoby z PUP w Polsce mają takie same prawa jak obywatele UE i mogą zakładać swoją firmę.
Jednak jeśli osoba posiada jedynie status ochrony czasowej, obecnie nie może zarejestrować działalności gospodarczej. To ograniczenie obowiązuje teraz, ale warto rozumieć, że sytuacja może się zmienić w przyszłości. Na chwilę obecną wszyscy Ukraińcy z tymczasowym statusem lub PUP mogą otwierać biznes. Na razie. Jak będzie jutro – trudno przewidzieć, ale obecnie ta możliwość pozostaje otwarta.
Ile Ukraińców założyło biznes w Polsce?
Bardzo dużo. Kiedy występowałam na panelu dyskusyjnym w Ukraińskiej Izbie, nawet zbierałam statystyki. Około 80 tysięcy Ukraińców otworzyło biznes w Polsce. To ogromna liczba w ostatnich latach, która wciąż rośnie.
Polski system podatkowy vs ukraiński: trzy główne różnice
VAT w Polsce jest bardziej skomplikowany, ponieważ istnieją trzy rodzaje VAT: VAT krajowy, VAT Unii Europejskiej oraz VAT OOSS. Oznacza to, że w UE są co najmniej trzy różne typy VAT, co wprowadza dodatkową złożoność. ZUS to obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne. Jest dość kosztowne, co również stanowi istotny aspekt. W przeciwieństwie do Ukrainy, w Polsce wszystko jest rzeczywiście kontrolowane. Nie ma tak, że „przychodzisz i się dogadujesz”. W Polsce odbywają się naprawdę kontrole, a wszystko jest ściśle monitorowane.
Co jest prostsze? W Ukrainie wszystko od dawna jest w formacie elektronicznym, ale Polska w tym zakresie jest jeszcze bardziej zinformatyzowana. Wszystko jest dostępne online, ale generalnie Polska jest bardziej zorganizowana pod względem interakcji z urzędami. ZUS oraz lokalne urzędy (Urząd) bardzo pomagają. Jeśli potrzebujesz porady lub pomocy, nie odbijają cię, ale starają się pomóc. To moje doświadczenie, i z naszej strony wyglądało to właśnie tak. Istnieją także uproszczone formy opodatkowania, podobne do tych, które funkcjonują w Ukrainie. Ogólnie rzecz biorąc, co jest prostsze – trudno powiedzieć. Dla mnie Polska jest nieco bardziej skomplikowana niż Ukraina, szczególnie jeśli porównam to do poprzednich lat. Europa w kwestii opodatkowania i kontroli zawsze jest trochę bardziej skomplikowana.
Adaptacja Ukraińców do kultury biznesowej w Polsce: na co warto zwrócić uwagę
Polacy cenią punktualność, uczciwość w rozliczeniach i dotrzymywanie umów. Jednak szczególnie ważne jest, aby te umowy były spisane na piśmie, ponieważ ustne ustalenia w Polsce często nie mają mocy prawnej. Ważnym aspektem jest również dbałość o dokumentację. Polacy różnią się od Ukraińców tym, że bardzo starannie zbierają wszystkie paragony i dokumenty, zawsze przestrzegając formalności.
Co denerwuje Polaków w Ukraińcach? Przede wszystkim brak szacunku do procedur. Polska jest krajem proceduralnym, gdzie wszystko musi być zrobione zgodnie z zasadami, z przestrzeganiem regulacji i norm. Ignorowanie tych procedur może wywołać irytację. Polacy nie lubią też „dogadywać się po swojemu”, jak to oni nazywają (czyli szukać nieoficjalnych sposobów rozwiązywania problemów). I oczywiście nikt nie lubi agresywnego stylu komunikacji.
Różnice między dużymi miastami a prowincją w Polsce
Jeśli chodzi o różnice w prowadzeniu biznesu, są one raczej związane z wolumenem, który się przetwarza. My pracujemy z dużymi miastami, takimi jak Warszawa i Kraków. Obecnie cała księgowość odbywa się online, a my obsługujemy klientów w całej Polsce. Czasami nawet nie widzę swoich klientów i nie komunikuję się z nimi bezpośrednio, ponieważ wszystkie procesy są zautomatyzowane. Co do wyników biznesowych, bywa różnie. Czasami przedsiębiorca w małym mieście osiąga wyniki finansowe, które przewyższają wyniki podobnego biznesu w dużym mieście. Dlatego trudno jednoznacznie powiedzieć, co tak naprawdę wpływa na sukces biznesu. Powiedziałabym, że różnice mogą istnieć, ale nie zawsze są oczywiste.
Różnice w podejściu do przedsiębiorców w dużych miastach i regionach Polski
W Polsce istnieją różne województwa, i w każdym z nich mogą występować swoje specyfiki oraz zasady. Na przykład, jeśli mówimy o rejestracji dokumentów, w Warszawie proces może zająć więcej czasu niż w Krakowie. W Lublinie czy Wrocławiu załatwienie kart może trwać dłużej niż w większych miastach. Zależy to od województwa, choć ogólnie różnice nie są aż tak znaczące. Oczywiście, wiele zależy od czynnika ludzkiego. Na przykład w okresie letnim proces może się opóźnić, ponieważ wszyscy idą na urlop, a wtedy procedura trwa dłużej.
Jeśli chodzi o różnice, to tak, czasami w dużych miastach, takich jak Warszawa, proces trwa dłużej z powodu większego wolumenu pracy i większego napływu wniosków. W mniejszych miastach być może mniej uwagi poświęca się problematycznym firmom lub nie są tak obciążone. Jednak to także nie zawsze jest oczywiste. Ogólnie trudno powiedzieć, że w jednym miejscu jest lepiej, a w innym gorzej – bywa, że w dużych miastach wszystko idzie wolniej przez większy obrót, a w mniejszych miastach przez mniejszą aktywność. Trzeba to analizować, ale globalnie nie mogę stwierdzić, że istnieją wyraźne, systematyczne różnice.
