В останні роки все більше українських підприємців відкривають бізнес у Польщі, стикаючись з низкою нових викликів та особливостей ведення справ в іншій країні. Польща, як і багато країн ЄС, має свою унікальну бізнес-культуру, оподаткування та систему ведення фінансових операцій.
Про це UA.NEWS поговорили з Ксенією Сковбель, експерткою у галузі фінансів та бізнес-консультування з міжнародним досвідом. Ксенія вже багато років допомагає українським компаніям почати та розвивати свій бізнес у Польщі, а також консультує з питань оподаткування та бухгалтерії.
Які ключові моменти важливо враховувати при відкритті бізнесу в Польщі? Чим польська бізнес-культура відрізняється від української? Як уникнути основних помилок у процесі адаптації? Відповіді на ці запитання та багато іншого ви знайдете в нашому матеріалі.
Ідея допомагати запускати та вести бізнес в Європі
Напевно, я прийшла до цього після того, як сама пройшла цей шлях. У мене був бізнес в Україні — власна бухгалтерська аутсорсингова компанія. У якийсь момент я вирішила масштабуватися та вийти на нові ринки: спочатку на ринок США, а потім і Європи. Коли я пройшла цей шлях, то зрозуміла, що він зовсім не простий. Це досить складний процес, під силу далеко не кожному. Навіть мені, з урахуванням того, що я знала законодавство та норми цих країн, було непросто. А для тих, хто ніколи з цим не стикався, це стає дійсно колосальною працею. Тому після початку війни, коли багато українців переїхали до Польщі, я вирішила допомогти співвітчизникам релоковувати бізнес: відкривати тут нові компанії чи філії, консультувати та супроводжувати їх на цьому шляху, роблячи його менш тяжким та більш зрозумілим.
Запити, з якими найчастіше звертаються українці
Виникають одні й ті самі питання: як відкрити фірму, який процес та послідовність дій, як оптимізувати податки (останній – найулюбленіше запитання у українців). Далі – як знайти співробітників, як легалізуватися, як зареєструвати e-commerce, як проходить імпорт та експорт, як правильно організувати релокацію бізнесу з України до Польщі. Також цікавляться, які бувають перевірки, як вони проходять і що потрібно зробити, щоб пройти їх з мінімальними втратами. Важливою темою є подвійне оподаткування та правила КІК між Україною та Польщею, а також способи його уникнути. І, звичайно ж, завжди виникає запитання: як правильно визначити податкове резидентство.
Головні регіональні відмінності у веденні бізнесу між США та Польщею
По-перше, системи істотно відрізняються. У різних країнах діють різні національні стандарти: в Польщі – національні стандарти бухгалтерського обліку, доповнені міжнародними стандартами, прийнятими в Євросоюзі, а в США – стандарти GAAP. Це ключова відмінність. Підприємцям важливо розуміти, що витрати, які можна враховувати за одними стандартами, не завжди допустимі за іншими. По-друге, в Америці в кожному штаті існує своя податкова система та власні правила. Це теж має велике значення і стає серйозним викликом для тих, хто не знайомий з місцевими особливостями. У підсумку саме ці відмінності (стандарти обліку та податкова система) є основними та найважливішими для розуміння.
Вільні економічні зони
Вільні економічні зони – це, звичайно, одна з відмінностей. У таких зонах можна бути звільненим від сплати деяких податків чи акцизів. Наприклад, якщо компанія займається виробництвом, для неї передбачено зниження податкового навантаження. Але це вже трохи інше, ніж національні чи міжнародні стандарти обліку. Адже існують три різні підходи: національні стандарти, міжнародні стандарти та стандарти GAAP.
У Польщі, наприклад, невеликі підприємства зобов'язані застосовувати саме національні стандарти. Але як тільки компанія росте, збільшує обороти та доходи, вона має перейти на міжнародні стандарти і вже не може використовувати лише національні. Відмінності проявляються саме в бухгалтерії – у тому, як приймаються активи, яким чином проводиться їх капіталізація та інші нюанси. Америка ж використовує свої власні, треті за рахунком, стандарти – GAAP. Ця інформація більше цікава бухгалтерам, які працюють з документами та проводять всі операції. Для підприємця ж головне розуміти, що такі відмінності існують і на них необхідно звертати увагу. Простий приклад: в Україні можна купити автомобіль і на 100% віднести його вартість у витрати. У Польщі ж лише частина. В США ж може виникнути ситуація, коли податки платяться одночасно і як фізичною особою, і за компанію.
Подібні нюанси підприємцю знати не обов'язково, це зона відповідальності бухгалтера. Але бізнесмену важливо розуміти, що такі відмінності є. Адже якщо при виході на новий ринок він будує бізнес-план без врахування цих особливостей, то може розраховувати на зовсім інші показники. Наприклад, планує купити десять автомобілів і повністю віднести їх на витрати, але по факту такої можливості немає. У результаті бізнес-план виявляється спотвореним, а показники – далекими від очікуваних.
З чого краще починати бізнес в Євросоюзі та Польщі
Найголовніше при виході на новий ринок – розібратися з податками та юридичним статусом. Коли підприємець планує вести бізнес в іншій країні і не враховує особливості її системи оподаткування або невірно обирає юридичну форму, прибуток може буквально «з'їсти» податки. У кожній країні Євросоюзу існують різні ставки податку на прибуток та податку на додану вартість (ПДВ). Тому першим ділом необхідно ретельно розібратися саме з податками та юридичним статусом. Другий важливий крок – визначитися, податковим резидентом якої країни є сам власник. Адже саме він, як фізична особа, отримуючи дивіденди, буде зобов'язаний платити податки в країні свого резидентства. Це ключовий момент, який безпосередньо впливає на загальне податкове навантаження.
Далі необхідно пройти процес реєстрації, включаючи отримання дозвільних документів. Наприклад, номера PESEL у Польщі. Після цього постає питання вибору компанії чи консультанта, які будуть супроводжувати бізнес. Це може бути консалтингова чи бухгалтерська фірма або окремий спеціаліст, який розуміється не лише на податках, але й на суміжних питаннях. Адже підприємцю належить зіткнутися з працевлаштуванням співробітників, роботою з брокерами, митними процедурами та розмитненням. Саме тому я завжди рекомендую знаходити надійних партнерів у країні ведення бізнесу, які зможуть компетентно супроводжувати на кожному етапі. Це набагато прискорить ваш процес входження в цю країну та відкриття бізнесу.
Чому успішний бізнес в СНД не завжди працює в ЄС
Дуже важливо розуміти, що це інша країна з іншим менталітетом та іншими правилами. Коли ми входимо на новий ринок, ми повинні адаптуватися до його умов, а не намагатися застосувати свій досвід з іншого регіону. Надзвичайно важливо мати план. Багато підприємців починають бізнес, не маючи чіткої стратегії. Часто реєструють компанію, але потім не знають, як сплатити обов'язкові внески, як працювати з ПДВ та податками. Компанія начебто є, але податки починають «з'їдати» прибуток, підприємці опиняються в боргах і не можуть бути платоспроможними. Це може призвести до банкрутства.
Також трапляється помилка, коли підприємці намагаються застосувати модель ведення бізнесу, яка працює в Україні. Але в Європі це не спрацює. Тут не можна домовитися з податковими органами. Все працює строго за процедурами. Немає місця емоціям та особистим домовленостям. В Європі важко дотримуватися букви закону, а не намагатися «вирішити питання» через знайомства. Ще одна помилка – відсутність страховки та правового захисту. Багато не страхують бізнес, не перевіряють договори та не звертаються до юристів. Особливо важливо, щоб на перших етапах бізнес-процеси були перевірені кваліфікованими фахівцями. Неправильний переклад договору чи нерозуміння юридичної термінології може призвести до штрафів чи судових розглядів.
Також багато підприємців не звертають уваги на ліцензії та дозволи, які можуть бути необхідні для ведення певної діяльності в Європі. Наприклад, у Польщі для деяких видів виробництва потрібна ліцензія. Якщо ви не подбали про ліцензування, це може призвести до штрафів та санкцій. Нарешті, одна з найпоширеніших помилок – плутання особистих та бізнес-фінансів. Це може призвести до фінансових проблем та правових наслідків, але це вже не залежить від країни, а скоріше від самого власника бізнесу.
ТОП затребуваних бізнес-сфер у Польщі та ЄС для українських підприємців
IT-сектор, безумовно, залишається затребуваним. Ми всі бачимо, як активно розвиваються ШІ та IT-послуги. Цей тренд стосується не лише Європи, але й Америки, України. Скрізь ці напрямки користуються високим попитом. Також затребувані сфери e-commerce та дропшипінгу. Логістика продовжує розвиватися, послуги залишаються актуальними, а також освіта та б'юті-індустрія. Однак, виробництво є трохи складнішим процесом. Якщо бізнес-модель виробництва вже успішна в Україні чи іншому регіоні, вона може бути адаптована під європейські країни, але з цим можуть виникнути труднощі.
В Україні робоча сила дешевша, що, звичайно, є плюсом для виробництва. Однак, незважаючи на це, в Польщі теж досить недорога робоча сила, особливо з урахуванням того, що сюди переїхало багато українців. Це робить Польщу привабливою для бізнесу в плані витрат на персонал.
Також варто зазначити, що Польща має значну логістичну перевагу порівняно з іншими європейськими країнами. Розташування Польщі в Європі робить її дуже вигідною для імпорт-експорту та продажу товарів і сировини. Багато підприємців відкривають фірми в Естонії, Словаччині чи Чехії, вважаючи, що розмитнення товарів там буде дешевшим. Однак, вони не враховують, що логістика може обійтися дорожче. Доставити товар з України до Чехії може бути дорожче, ніж до Польщі, а подальша доставка по Європі також коштуватиме дорожче. У цьому контексті Польща пропонує більш вигідні умови для ведення бізнесу з точки зору логістики.
Коли підприємці виходять на новий ринок, їм необхідно ретельно продумати стратегію свого бізнесу, включаючи всі логістичні, податкові та операційні аспекти.
Дистанційне управління бізнесом у Польщі: чи це реально
Технічно можливо керувати бізнесом у Польщі онлайн, без фізичної присутності. Зараз широко поширені онлайн-сервіси: бухгалтерія в хмарі, електронні підписи, довіреності для бухгалтерів, партнерів та юристів. Все це доступно та зручно. Однак важливо враховувати, що якщо управління компанією відбувається постійно з-за кордону, а центр управління знаходиться поза межами ЄС, то компанія може втратити статус податкового резидента Польщі. Це критично, оскільки може вплинути на оподаткування та інші аспекти ведення бізнесу.
Тому ми часто рекомендуємо нашим клієнтам призначати директора чи представника компанії на території Польщі. Такий директор здійснюватиме внутрішнє управління, тоді як засновники зможуть продовжувати контролювати бізнес віддалено. Бухгалтерія та юридичний супровід можуть бути організовані онлайн, але саме внутрішнє управління компанією багато в чому залежить від директора, якого ви виберете. Засновники повинні усвідомлювати важливість цього кроку.
Проблеми з відкриттям рахунку для компаній із засновниками з Кіпру та арабських країн
Це пов'язано з тим, що більшість таких країн, як Кіпр та деякі арабські країни, вважаються офшорними зонами. А офшорні зони часто асоціюються з підвищеними ризиками, такими як відмивання грошей чи фінансування тероризму. Саме тому банки в Польщі відмовляються відкривати рахунки для компаній із засновниками з таких країн. Основна причина полягає у посиленій боротьбі з відмиванням коштів (AML) та запобіганні фінансування тероризму. У 2025 році в Польщі набрав чинності новий закон, який жорстко відстежує такі операції. Країни, які вважаються офшорними або перебувають під міжнародними санкціями (наприклад, росія та Білорусь), потрапляють під пильну увагу. Особливо це стосується громадян країн, з якими ведуться війни або які підтримують терористичні організації.
Таким чином, на тлі цих нових законів та міжнародних норм, банки намагаються мінімізувати ризики, уникаючи роботи з офшорними країнами та їх громадянами.
Чи можуть українці з ПМП або тимчасовим захистом у Польщі відкрити бізнес
У Spółka (аналог ТОВ) може відкрити будь-який іноземний громадянин, незалежно від того, українець це чи громадянин іншої країни. Це форма бізнесу, яку може створити будь-яка людина і вести її в Польщі без проблем. Що стосується JDG (індивідуального підприємця або ФОП), то таку форму бізнесу можуть відкрити в Польщі лише українці, які мають статус постійного місця проживання. Люди з ПМП в Польщі мають такі самі права, як громадяни ЄС, і можуть відкривати свій бізнес.
Однак, якщо людина має лише гуманітарний статус, на даний момент зареєструвати бізнес вона не може. Це обмеження діє зараз, але важливо розуміти, що ситуація може змінитися в майбутньому. На даний момент всі українці з тимчасовим статусом або ПМП можуть відкривати бізнес. Поки що. Як буде завтра – важко передбачити, але на даний момент для українців ця можливість зберігається.
Наскільки багато українців відкрили бізнес у Польщі
Дуже багато. Коли я виступала на панельній дискусії в Українській палаті, я навіть збирала статистику. Близько 80 тисяч українців відкрили бізнес у Польщі. Це колосальна цифра за останні роки, і вона продовжує зростати.
Польська податкова система vs українська: три головних відмінності
ПДВ у Польщі, або VAT, складніший, тому що існує три види ПДВ: VAT краёвий, VAT Європейського Союзу та VAT ОСС. Тобто в ЄС є мінімум три типи ПДВ, що додає складності. ZUS – це медична страховка. Вона обов'язкова та досить дорога. Це теж важливий момент. На відміну від України, тут все реально перевіряється. Немає такого, що «прийшли і домовилися». У Польщі дійсно проходять перевірки, і все строго контролюється.
Що простіше? В Україні вже давно все в електронному форматі, але Польща у цьому плані ще більш електронізована. Тут все також доступно онлайн, але загалом Польща більш структурована в плані взаємодії з органами. Також ZUS та місцеві управи (Urząd) дуже допомагають. Якщо вам потрібна консультація чи допомога, вони не відмахнуться, а намагатимуться допомогти. Це мій досвід, і з нашого боку це було так. Також є спрощені форми оподаткування, аналогічні тим, що існують в Україні. Загалом, що простіше – важко сказати. Напевно, для мене Польща трохи складніша, ніж Україна, особливо якщо порівнювати з попередніми роками. Європа в плані оподаткування та контролю завжди трохи складніша.
Адаптація українців до бізнес-культури Польщі: що варто враховувати
Поляки цінують пунктуальність, чесність у розрахунках та дотримання домовленостей. Але особливо важливо, щоб ці домовленості були зафіксовані письмово, тому що усні угоди в Польщі часто не мають юридичної сили. Також важливим аспектом є увага до документації. Поляки відрізняються від українців тим, що вони дуже скрупульозно збирають усі чеки та документи, завжди дотримуючись формальностей.
Що ж дратує поляків в українцях? Це, перш за все, неповага до процедур. Польща є процедурною країною, де все має бути зроблено за правилами, з дотриманням регламентів та норм. Ігнорування цих процедур може викликати роздратування. Також поляки не люблять «домовитися по-свойськи», як вони це називають (тобто шукати неофіційні шляхи вирішення питань). Ну і, звичайно, ніхто не любить агресивний стиль спілкування.
Відмінність великого міста та провінції в Польщі
Якщо говорити про відмінності у веденні бізнесу, то вони швидше пов'язані з обсягом, який ти обробляєш. Ми працюємо з великими містами, такими як Варшава та Краків. При цьому бухгалтерія зараз вся онлайн, і ми обслуговуємо клієнтів по всій Польщі. Іноді я навіть не бачу своїх клієнтів і не спілкуюся з ними безпосередньо, оскільки всі процеси автоматизовані. Що стосується показників бізнесу, то буває по-різному. Буває, що підприємець у невеликому місті показує фінансові результати, які перевищують показники аналогічного бізнесу у великому місті. Тому складно однозначно сказати, що саме впливає на успіх бізнесу. Я б сказала, що відмінності можуть бути, але вони не завжди очевидні.
Відмінності в підході до бізнесменів у великих містах та регіонах Польщі
У Польщі є різні воєводства, і в кожному з них можуть бути свої особливості та правила. Наприклад, якщо ми говоримо про реєстрацію документів, у Варшаві процес може зайняти більше часу, ніж у Кракові. У Любліні чи Вроцлаві оформлення карт може зайняти більше часу, ніж у великих містах. Це залежить від воєводства, хоча, загалом, відмінності не такі значні. Звичайно, багато що залежить від людського фактора. Наприклад, в літній період процес може затягнутися, тому що всі йдуть у відпустку, і тоді процедура триває довше.
Якщо говорити про різницю, то так, іноді у великих містах, таких як Варшава, процес довший через більший обсяг роботи та більший потік заявок. У дрібних містах, можливо, менше звертають увагу на проблемні компанії або ж не так завантажені. Але це теж не завжди очевидно. Загалом сказати, що в одному місці краще, а в іншому гірше – важко. Іноді у великих містах все йде повільніше через більший оборот, а в маленьких містах – через меншу активність. Це потрібно аналізувати, але глобально я не можу стверджувати, що є чіткі систематичні відмінності.
