Co trzeba wiedzieć, aby rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce i Ukrainie: Piotr Kaczmarek, doradca prezesa PUIG, o portalu Vademecum

Piotr Kaczmarek – znany polski bankier i finansista, który przez wiele lat zajmował kierownicze stanowiska w czołowych międzynarodowych grupach. W Crédit Agricole pełnił funkcję prezesa zarządu European Leasing Fund (Polska) oraz pierwszego wiceprezesa zarządu Index Banku (Ukraina). Był również przewodniczącym rady nadzorczej Idea Banku (Rumunia, Ukraina, Białoruś). Od listopada 2008 r. do kwietnia 2014 r. pełnił funkcję dyrektora ds. bankowości detalicznej oraz członka zarządu Alfa-Banku.

Z Ukrainą łączy go wiele – przez kilka lat mieszkał i pracował w tym kraju. Swoje wspomnienia oraz refleksje na temat Ukrainy i fenomenu „ukraińskiej duszy” zawarł w książce „Oczy na wschód”. Ten zbiór opowiadań inspirowanych prawdziwymi wydarzeniami miał swoją premierę we wrześniu 2022 roku i stał się jego udanym debiutem literackim.

Od lutego 2024 roku Piotr Kaczmarek jest doradcą prezesa Polsko-Ukraińskiej Izby Gospodarczej (PUIG) oraz współautorem internetowego poradnika dla przedsiębiorców – Vademecum.

W obszernym wywiadzie dla UA.NEWS opowiedział o tym portalu informacyjnym, który zawiera najbardziej kompleksowe informacje potrzebne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i Ukrainie. Poruszył również kwestie związane ze specyfiką kultury biznesowej obu narodów, systemem kredytowym oraz „mikrokosmosem dotacji” dostępnych dla przedsiębiorców.

Na czym polega idea Vademecum dla ukraińskiego i polskiego biznesu

Vademecum to nie tylko podręcznik, lecz interaktywny portal cyfrowy, aktualizowany co trzy miesiące. To baza praktycznych informacji, zawierająca wiele odnośników do szczegółowych źródeł oraz wzorów dokumentów potrzebnych do rejestracji działalności gospodarczej w różnych formach. Uwzględniamy również inne aspekty – takie jak podatki, zarządzanie korporacyjne, procedury celne czy programy wsparcia dla firm, w tym dotacje i granty.

Sama idea stworzenia takiego przewodnika wydaje się prosta. W praktyce jednak okazała się dość złożona – zarówno z perspektywy Polaków, którzy próbują zakładać i prowadzić biznes w Ukrainie, jak i Ukraińców, którzy przyjechali do Polski jeszcze przed wojną, aby rozwijać tu działalność gospodarczą. Dotyczy to także uchodźców i migrantów, którzy przybyli w ostatnich latach w związku z pełnoskalową wojną.

Największym wyzwaniem dla początkujących przedsiębiorców jest brak prostych i czytelnych rozwiązań na starcie — m.in. z powodu bariery językowej. Dotyczy to zarówno Polaków działających w Ukrainie, jak i Ukraińców próbujących odnaleźć się w polskich realiach biznesowych.

Nie wystarczy po prostu zgłosić się z pytaniem do urzędu czy ratusza. Można oczywiście szukać informacji w Google i próbować je tłumaczyć, ale to daje zaledwie ok. 60% potrzebnej wiedzy, by skutecznie rozwiązać problem. W praktyce oznacza to, że już na starcie każdy, kto chce założyć firmę, prędzej czy później trafia do prawnika lub konsultanta. A to oznacza dodatkowe koszty — bez żadnej gwarancji jakości otrzymanej porady. Właśnie na ten, nazwijmy to, „ścieżkę klienta” najczęściej skarżą się przedsiębiorcy. Dlatego w Polsko-Ukraińskiej Izbie Gospodarczej (PUIG) postanowiliśmy realnie pomóc w tym zakresie.

Owszem, istnieją strony takie jak Doing Business, ale publikowane tam informacje są zazwyczaj w formacie PDF, mają ograniczony zakres, nie są aktualizowane na bieżąco i nie tworzą spójnego systemu. Są też strony rządowe, lepiej przygotowane pod względem technicznym, ale koncentrują się głównie na kwestiach imigracyjnych i rejestracji kart pobytu. Jeśli chodzi o zakładanie firm, najczęściej ograniczają się do jednoosobowej działalności gospodarczej.

Vademecum obejmuje znacznie szerszy zakres zagadnień. W przypadku rejestracji działalności gospodarczej przedstawiamy wszystkie dostępne formy prawne – od jednoosobowej działalności, przez różne rodzaje spółek, aż po spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) i inne.

U nas wszystko opisane jest krok po kroku, z odnośnikami do źródeł i w możliwie przystępnym języku. Co więcej, informacje są przedstawione symetrycznie – zarówno dla Ukrainy, jak i dla Polski.

Naszym celem było stworzenie bezpłatnego, rzetelnego i pogłębionego źródła wiedzy dla przedsiębiorców. Czy Vademecum zastępuje konsultację prawną? Nie, ale znacząco ją ogranicza — redukując potrzebę korzystania z usług prawnych tylko do bardzo szczegółowych, specjalistycznych kwestii. Z opinii, które otrzymujemy, wynika, że dzięki temu przedsiębiorcy na początku drogi mogą realnie zaoszczędzić pieniądze. Taki właśnie był zamysł.

O głównych trudnościach dla przedsiębiorców w Polsce i Ukrainie

Trudności występują po obu stronach granicy. W Polsce wszystko wydaje się przejrzyste, transparentne, a urzędnicy są pomocni i życzliwi. Jak mówią nam Ukraińcy: „Nie spodziewaliśmy się, że będą tacy wyrozumiali”. Jednak porządek prawny w Polsce znacznie różni się od tego obowiązującego w Ukrainie — szczególnie w zakresie rejestracji działalności gospodarczej. Istnieje wiele form prawnych: niektóre z nich funkcjonują w Polsce, ale nie istnieją w Ukrainie, i odwrotnie.

Już na pierwszym etapie problematyczny jest wybór najbezpieczniejszej i najwygodniejszej formy prowadzenia działalności. Przedsiębiorca wpisuje zapytanie w Google, znajduje odpowiedź i rejestruje rekomendowaną formę działalności. A potem okazuje się, że nie był to najlepszy wybór — pojawiają się trudności z opodatkowaniem.

Drugim wyzwaniem jest wybór odpowiedniego modelu podatkowego. W porównaniu z Ukrainą polski system podatkowy jest bardziej skomplikowany i pełen niuansów. Wynika to m.in. z rozbudowanej polityki wspierania przedsiębiorczości. Obrazowo mówiąc, istnieje ponad 150 różnych form ulg podatkowych dla przedsiębiorców. To bez wątpienia zaleta, ale jednocześnie zrozumienie tego systemu i poruszanie się w nim jest dość trudne.

Na portalu Vademecum znajduje się rozbudowany dział poświęcony tematyce podatkowej, opracowany przez wysokiej klasy specjalistów. Wśród jego współautorów jest firma doradcza MDDP, jedna z najlepszych kancelarii podatkowych w Polsce. Dodam, że sam obecnie prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą jako konsultant — i mimo że jestem prawnikiem, również znalazłem tam wiele cennych informacji.

Jak Vademecum może pomóc uniknąć konfliktów i sporów biznesowych

Warto zaznaczyć, że większość serwisów takich jak Doing Business koncentruje się głównie na rozpoczęciu i rejestracji działalności gospodarczej. Natomiast nie uwzględniają one niuansów związanych z dalszym prowadzeniem firmy — a tym bardziej z jej zamknięciem. My natomiast wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie cyklu życia firmy, aż po restrukturyzację i likwidację. Wszystko to zostało ujęte w Vademecum.

Zawarliśmy także sekcję dotyczącą sporów — głównie tych pozasądowych. Zakładamy, że w przypadku sporów sądowych sama teoria to za mało — bez pomocy prawnika lub adwokata trudno sobie poradzić. Tymczasem arbitraż gospodarczy w Polsce jest dość powszechnie stosowany i działa sprawnie. Taki tryb pozwala uniknąć kosztownych procesów sądowych i wysokich opłat za obsługę prawną. Dodatkowo opisujemy też możliwości związane z mediacją. To bardzo istotne zagadnienia, które — naszym zdaniem — mogą realnie pomóc przedsiębiorcom w zarządzaniu konfliktami.

O różnicach w prowadzeniu biznesu w dużych i małych miastach w Polsce

Vademecum nie zawiera porad o charakterze obyczajowym czy kulturowym, ponieważ te nie mają podstawy prawnej. W Polsce przepisy prawa — zarówno dotyczące przedsiębiorczości, jak i opodatkowania — obowiązują w całym kraju. Owszem, istnieją pewne różnice w podatkach lokalnych czy regulacjach gminnych, ale dotyczą one nie więcej niż 5% codziennej działalności.

Jednak w praktyce różnice mogą być odczuwalne — szczególnie w sposobie realizacji procedur. Przede wszystkim różni się poziom formalizacji. W dużych miastach wszystko przebiega według ścisłych procedur: numer w elektronicznej kolejce, złożenie wniosku, pieczątka, opłata w kasie — i gotowe. „Dziękujemy, do widzenia”.

W małych miejscowościach zdarza się, że jakaś pani Zosia podpowie, jak poprawnie wypełnić wniosek, poświęci więcej uwagi, a nawet doradzi coś z własnego doświadczenia. Dla urzędów w regionach zagraniczny przedsiębiorca to wciąż coś nowego — i wzbudza autentyczne zainteresowanie.

Wielu Ukraińców mówi mi, że właśnie w mniejszych miastach otrzymują zupełnie inny poziom wsparcia i pomocy. W dużych miastach trudno o takie podejście. Moim zdaniem to temat zasługujący na osobny przewodnik.

Kwestii kulturowych dotykam zresztą w mojej książce ze wspomnieniami z Ukrainy — o ukraińskiej duszy. Zebrałem w niej 23 różne opowieści, które mogą pomóc zrozumieć różnice między Polakami a Ukraińcami. Na przykład w tym, jak prowadzą i parkują samochody, jak wypoczywają, pracują czy organizują święta na łonie natury.

O różnicach w kulturze biznesowej Polaków i Ukraińców

Pierwsza różnica dotyczy nie tyle kultury, co warunków otoczenia instytucjonalnego. Moim zdaniem Polska to kraj dość formalny. Ale przez lata wykształciła się u nas kultura kontaktu z urzędami, w której to urzędnik pracuje dla obywatela — bo to z naszych podatków opłacana jest jego pensja. Przedsiębiorca jest klientem. Tak funkcjonuje to w ok. 85% przypadków.

W Ukrainie (choć od pewnego czasu już tam nie mieszkam, wciąż utrzymuję kontakty z przedsiębiorcami, kolegami i przyjaciółmi) to podejście wygląda inaczej. W relacjach z urzędnikami wciąż brakuje poczucia, że to obywatel jest klientem, a urząd powinien świadczyć usługę. O jakimkolwiek wsparciu nie wspominając. To zupełnie inne warunki gry. Dlatego dla Ukraińców z takim mentalnym przygotowaniem, zetknięcie się z polską biurokracją bywa zaskakujące. Z jednej strony wydaje się to dziwne, z drugiej — zdecydowanie pozytywne i budzące zaufanie.

Jednocześnie ukraińskim przedsiębiorcom często trudno zrozumieć pewne drobne szczegóły. Na przykład — w Ukrainie składasz wniosek, a w dokumentach wpisana jest powierzchnia 100 m², choć faktycznie wynosi 99 m². W ukraińskich realiach to drobna nieścisłość, którą można szybko „załatwić”.

W Polsce tego typu spraw nie da się rozwiązać szybko. Ukraińcy nie rozumieją, dlaczego urzędnicy są życzliwi i pomocni, a jednocześnie nie przymykają oka nawet na najmniejsze odstępstwa od przepisów. To jedna z największych różnic kulturowych, na którą często skarżą się nasi ukraińscy koledzy.

W Vademecum bierzemy to pod uwagę i staramy się dokładnie opisywać każdy aspekt prowadzenia działalności — po to, aby pomóc uniknąć takich błędów i nie budować złudnych oczekiwań w stylu: „w przepisach jest tak, ale tu się jakoś dogadamy i też zadziała”. Nie — to tak nie działa. I to chyba najistotniejsza różnica, którą warto zrozumieć od razu.

Dla porównania — dla Polaków prowadzących biznes w Ukrainie te sytuacje bywają odwrotne. Jeśli ktoś ma w dokumentach wpisane 100 m², a faktyczna powierzchnia to 102 m², zgłasza to jako formalność. A tymczasem okazuje się, że coś się nie zgadza w wypisie, trzeba coś poprawić, a może jeszcze coś innego wyjdzie po drodze. Niby nic poważnego, a jednak pojawiają się komplikacje. Tak to wygląda z drugiej strony granicy.

O różnych podejściach do rentowności biznesu

Przedsiębiorcy w Ukrainie mają statystycznie wyższy poziom akceptacji ryzyka niż ich odpowiednicy w Europie, w tym w Polsce. Dlatego też rentowność biznesu w Ukrainie bywa statystycznie wyższa.

W Polsce istnieją branże, w których przedsiębiorcy są gotowi czekać rok, dwa, a nawet trzy lata, zanim zaczną osiągać zyski — i nikogo to nie dziwi ani nie niepokoi.

Nie spotkałem dotąd ukraińskiej firmy — nawet dobrze skapitalizowanej i stabilnej — która byłaby gotowa czekać dwa lata na pierwsze zyski. Z mojego doświadczenia nie było ani jednego takiego przypadku. I to również jest pewien problem. Nie jest to kwestia prawna, lecz odmiennej wizji prowadzenia biznesu. Różnica ta staje się szczególnie istotna w sytuacji, gdy dochodzi do partnerstw między polskimi a ukraińskimi przedsiębiorcami — pojawiają się bowiem zupełnie inne oczekiwania dotyczące rentowności i tempa zwrotu z inwestycji.

O powojennej odbudowie Ukrainy i źródłach finansowania

Jeśli chodzi o finansowanie w Ukrainie, to w czasie wojny jest to wyjątkowo trudne. Przykładem może być inicjatywa Ukraine Rebuild. To trochę jak z „Yeti” — wszyscy o niej mówią, ale nikt jej nie widział, prawda? Teoretycznie są tam jakieś środki, ale w praktyce trafiają głównie do konsultantów, którzy organizują konferencje i prowadzą dyskusje. Na razie to raczej etap rozmów niż realnych działań.

W ramach programu Ukraine Facility zaczęto już wypłacać pierwsze środki. Niektóre polskie firmy biorą w tym udział, ale to raczej pojedyncze wyjątki niż reguła. Jeśli natomiast obywatel Ukrainy założy firmę w Polsce, to jego narodowość nie ma już znaczenia w kontekście dostępu do źródeł finansowania — kredytów bankowych, leasingu, faktoringu czy grantów na działalność gospodarczą.

O wszystkich tych formach finansowania piszemy w Vademecum — znajduje się tam obszerny rozdział poświęcony temu zagadnieniu. Z własnego doświadczenia wiem, że wielu moich kolegów, przyjaciół czy znajomych Ukraińców bez większych problemów uzyskało takie finansowanie.

Jeśli firma zakłada konto bankowe i wykazuje obroty, to po około trzech miesiącach dzwoni przedstawiciel banku i pyta: „Czy przypadkiem nie potrzebują Państwo kredytu?” – tak to działa w praktyce.

Obecnie sam staram się pozyskać dla Vademecum grant z Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju. Pomimo że jestem prawnikiem, od dwóch miesięcy wypełniam ten wniosek — i wciąż otrzymuję odpowiedzi, że coś jest nie tak. Europejska biurokracja bywa trudna nawet dla nas, nie mówiąc już o osobach z zagranicy.

Znam jednak osobiście kilka ukraińskich firm, które skutecznie przeszły przez całą procedurę, otrzymały środki i zaczęły aktywnie korzystać z dostępnych możliwości. Ten cały „mikrokosmos grantów” żyje swoim życiem. Trzeba wiedzieć, gdzie i czego szukać: jakie granty dostępne są dla określonych branż i regionów, które są łatwiejsze do uzyskania, jakie instytucje je przyznają. Ci, którzy mają już doświadczenie, podchodzą do tego strategicznie — wybierają właściwe programy, składają pięć wniosków, licząc, że uda się zrealizować jeden lub dwa projekty. I często się udaje.

O perspektywach po wojnie i roli Vademecum

Od samego początku idea Vademecum zakładała, że będzie ono działać zarówno w Ukrainie, jak i w Polsce. Jednak obecnie, patrząc na liczbę zapytań, można powiedzieć, że aż 85% pochodzi od Ukraińców, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce lub dopiero planują ją rozpocząć.

Dla Polaków wejście na rynek ukraiński w obecnych warunkach wiąże się z dużym ryzykiem. Trwa wojna, obowiązuje prawo wojenne, a potencjalna możliwość nacjonalizacji aktywów, jeśli zostaną uznane za istotne dla prowadzenia działań wojennych, zniechęca wielu inwestorów. To ryzyko nie jest ubezpieczalne, dlatego prowadzenie biznesu w Ukrainie jest dla polskich firm w tej chwili bardzo trudne — i rzeczywiście takich przypadków jest stosunkowo niewiele.

Mamy jednak nadzieję, że wojna się zakończy albo przynajmniej zostanie znacząco zahamowana, co całkowicie może zmienić dotychczasową równowagę. I to byłoby bardzo ciekawe z punktu widzenia współpracy gospodarczej.

To coś więcej niż tylko wyzwanie dla Vademecum. W Polsko-Ukraińskiej Izbie Gospodarczej rekomendujemy polskim firmom, aby już teraz analizowały ukraiński rynek, budowały relacje biznesowe, inicjowały projekty i tworzyły sieci kontaktów — po to, aby być gotowym na moment odbudowy. Bo kiedy to nastąpi, wszyscy ruszą bardzo szybko. A ci, którzy dopiero wtedy zaczną się zastanawiać: „A może otworzyć jakiś biznes w Ukrainie?”, mogą się po prostu spóźnić. Ten pociąg może już odjechać.

O roli małych i średnich przedsiębiorstw w odbudowie Ukrainy

Oczywiście, duże firmy mają ogromną przewagę – dysponują kapitałem i mogą pozwolić sobie na ryzyko, inwestując jego część w prowadzenie działalności na terenie Ukrainy. Tak najprawdopodobniej będzie.

Jednocześnie uważam, że – może nie mikroprzedsiębiorstwa, ale mniejsze firmy, które można przenieść na grunt ukraiński, bazując na polskim doświadczeniu – również mają szansę się pojawić. Tego właśnie się spodziewam. Sądzę, że będzie to szczególnie widoczne w zachodniej części Ukrainy, gdzie łatwiej porozumieć się językowo – wiele osób rozumie język polski.

Czy Ukraińcy mogą powtórzyć polski model sukcesu?

Odpowiedź, moim zdaniem, jest oczywista. Już dziś widzimy ukraińskie małe, średnie, a niektóre wręcz duże firmy działające w Polsce – i radzą sobie bardzo dobrze. Trzy lata temu w Warszawie Ukraińców można było spotkać głównie w restauracjach i branży usługowej. A dziś? Ta restauracja należy do Ukraińców, ten koncertowy obiekt został przez nich kupiony. To samo dotyczy zakładów produkcyjnych i innych nieruchomości.

W tych warunkach Ukraińcy świetnie sobie radzą. Nie ma żadnego racjonalnego powodu, by rozwój kraju miał być hamowany – poza jakością polityki, oligarchizacją i korupcją. Jeżeli te trzy „potwory” nie zostaną całkowicie pokonane, to przynajmniej muszą zostać objęte realną kontrolą. Wtedy wszystko pójdzie we właściwym kierunku. A ponieważ Ukraińcy są bardzo utalentowani i wyjątkowo przedsiębiorczy, jestem przekonany, że przy równych warunkach poradzilibyście sobie z tym wszystkim szybciej, niż udało się to nam w Polsce.

O perspektywach rozwoju i rozbudowy Vademecum

Obecnie jesteśmy na etapie uruchamiania Vademecum — pracujemy nad tym, aby nasz internetowy przewodnik dla przedsiębiorców zyskał szerokie grono odbiorców i stał się popularnym źródłem wiedzy. Szukamy partnerów i sponsorów, by przeprowadzić szeroko zakrojoną kampanię marketingową — zarówno online, jak i offline. To nasz pierwszy cel.

Chciałbym podkreślić, że nie tylko aktualizujemy i uzupełniamy treści w Vademecum, ale również rozwijamy cały format. Aktualnie pracujemy nad nowym modułem, który będzie nosił nazwę Newsletter. Będziemy w nim w przystępny sposób wyjaśniać najważniejsze zmiany prawne i inne nowości, jakie zaszły w ciągu ostatniego miesiąca.

Aktualizacja co trzy miesiące nie zawsze pozwala w pełni uchwycić wagę zachodzących zmian. My natomiast chcemy tłumaczyć, jakie szanse się otwierają, a jakie mogą się właśnie zamykać. Przykładowo: Narodowy Bank Ukrainy wprowadza nowe limity dotyczące wpływów walutowych — to jest informacja, która może mieć realne znaczenie dla firm.

Myślimy też globalnie o rozwoju Vademecum jako narzędzia. Chcemy rozbudować jego funkcjonalność, aby był jeszcze bardziej użyteczny. Naszym celem jest m.in. uruchomienie własnego czatu opartego na GPT, gdzie użytkownik będzie mógł nie tylko czytać treści, ale również zadawać pytania i otrzymywać interaktywne odpowiedzi, czyli de facto — skorzystać z formy online-konsultacji.

Teoretycznie planujemy także stworzenie płatnej sekcji, w której prawnicy mogliby bezpośrednio wspierać użytkowników przy rozwiązywaniu konkretnych problemów. Byłoby to swego rodzaju centrum wsparcia prawnego dla biznesu, które odpowiada na około 95% typowych pytań i wyzwań przedsiębiorców.

To nasze plany strategiczne — jesteśmy dopiero na początku tej drogi. Ale powiem szczerze: rok temu mieliśmy tylko pomysł na Vademecum, a dziś udało się już osiągnąć naprawdę wiele.

O osobistym stosunku do Ukrainy i motywacji do wspierania przedsiębiorczości

Wyobraźcie sobie sytuację: budżet bliski zeru. Po jednej stronie pięć kancelarii prawnych z Polski, po drugiej — dwie duże firmy z Ukrainy. Nie mamy żadnych narzędzi, by wywierać na nie presję. Nie możemy zapłacić im 100 euro za godzinę pracy.

A mimo to udało nam się nawiązać komunikację i efektywną współpracę. Pomogło mi w tym zrozumienie ludzi i ich motywacji oraz znajomość różnic kulturowych i operacyjnych między Polską a Ukrainą. Powiedziałbym, że po stronie ukraińskiej prace nad Vademecum trwały dwukrotnie dłużej. Było tam nieco trudniej — choć i po polskiej stronie pojawiały się specyficzne wyzwania.

Finalnie jednak osiągnęliśmy sukces – i do dziś współpracujemy ze wszystkimi partnerami zaangażowanymi w ten projekt. Co więcej, w ramach działań PUIG rozpoczynamy nagrywanie podcastów z prawnikami współpracujących kancelarii – aby w jeszcze bardziej przystępnej formie przekazywać przedsiębiorcom wiedzę o naszym interaktywnym narzędziu.

Zobacz także:

Większość polskich firm nadal działa w Ukrainie: Dariusz Szymczycha o realnych inwestycjach w czasie wojny

Musimy być gotowi na to, że różne kraje UE mają własne interesy: Halyna Heilo, prezeska MPA, o drodze Ukrainy do Unii Europejskiej