Niedokładna ewidencja aktywów IT zwiększa koszty organizacji w RPA — TimesLIVE

W dużych organizacjach w RPA tysiące laptopów mogą być uznawane za zaginione z powodu błędów w ewidencji, choć w rzeczywistości pozostają na stanowiskach pracy, w szafach, w domach pracowników lub w innych oddziałach. Jak pisze TimesLIVE, nieprawidłowe dane dotyczące lokalizacji i statusu sprzętu prowadzą do zbędnych zakupów i kosztów oprogramowania.

Valen Nagia, szefowa działu śledzenia i zarządzania aktywami w firmie technologicznej V-Track, powiedziała, że urządzenie, z którego nikt nie potrafi się rozliczyć, niekoniecznie zostało zgubione lub skradzione. Według niej sprzęt często przypisuje się niewłaściwemu pracownikowi, rejestruje w niewłaściwej lokalizacji, pozostawia w magazynie bez aktualizacji danych albo nie aktualizuje się informacji po jego przeniesieniu.

Rozbieżności w rejestrach

Nagia poinformowała, że podczas porównywania danych ewidencyjnych z faktycznie dostępnym sprzętem początkowe rozbieżności mogą stanowić do 20% wszystkich aktywów IT organizacji. W dużych instytucjach oznacza to tysiące urządzeń z nieprawidłowo wskazaną lokalizacją lub statusem.

Jej zdaniem hybrydowy model pracy niekoniecznie zwiększył liczbę utraconych urządzeń, ale znacząco utrudnił ich śledzenie. Wcześniej większość sprzętu znajdowała się w biurach, natomiast obecnie przemieszcza się on między biurami, domami pracowników, siedzibami klientów i wspólnymi przestrzeniami do pracy. Ręczne systemy ewidencji, w tym arkusze kalkulacyjne, nie zawsze nadążają za takimi przemieszczeniami.

Więcej aktualnych wiadomości na kanale UA.News w Telegramie Telegram.

Licencje i ochrona danych

Ukryte koszty mogą wiązać się nie tylko z zakupem nowych laptopów, lecz także z licencjami na oprogramowanie. Według Nagii firmy znajdują licencje przypisane do wycofanych z użycia urządzeń lub urządzeń przekazanych innemu użytkownikowi, zduplikowane instalacje oraz płatne subskrypcje programów, z których nikt nie korzysta. W niektórych przypadkach odzyskanie takich licencji pokrywało znaczną część kosztów programu zarządzania aktywami.

North-West University, który korzysta z V-Track, poinformował, że system pomógł dokładniej określać lokalizację aktywów IT i aktualnego użytkownika urządzenia. Analiza wykryła tak zwane „aktywwa widma” oraz anomalie w przemieszczaniu sprzętu na terenie kampusu.

Nagia przytoczyła również przykład byłego pracownika, który nie zwrócił firmowego urządzenia mimo wielokrotnych wezwań. V-Track wykrył aktywo, zdalnie je zablokował i usunął poufne dane, a informacje przekazano policji RPA do zbadania sprawy. Podkreśliła, że główne ryzyko związane z niezaewidencjonowanym urządzeniem nie polega na wartości sprzętu, lecz na możliwym nieuprawnionym dostępie do danych.